Politique de recrutement
Introduction
Ce document définit la base sur laquelle nous traitons vos informations personnelles (données) en relation avec vos candidatures pour des postes au sein de notre entreprise, c'est-à-dire les informations personnelles des candidats à un recrutement (« Candidats »).
Cette Politique de Protection des Données est décrite dans les sections suivantes :
- Principales informations
- Déclaration de confidentialité
- Partage et transfert des données personnelles
La section 1 présente les principales informations que vous devez connaître concernant vos droits en matière de protection des données, comment nous, en tant que contrôleur des données, traitons vos informations personnelles et comment nous respectons vos droits individuels en matière de protection des données.
La section 2 fournit également d'autres informations complétant celles portées à la section 1.
Principes de protection des données
Nous nous conformerons à la loi sur la protection des données, ce qui signifie que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet doivent être :
- Utilisées légalement, équitablement et de manière transparente.
- Collectées uniquement à des fins valables que nous vous avons clairement expliquées et ne seront pas utilisées de manière incompatible avec ces finalités.
- Pertinentes par rapport aux objectifs que nous vous avons expliqués et limitées uniquement à ces fins.
- Précises et maintenues à jour.
- Conservées uniquement le temps nécessaire et aux fins dont nous vous avons parlé.
- Conservées en toute sécurité.
Responsabilité pour la protection des données
La responsabilité de la protection des données des candidats incombe à notre département des ressources humaines.
- Principales informations :
- Partage et transfert des données personnelles
Traitement de vos Informations Personnelles (Candidats au recrutement)
Introduction
En vertu de la loi britannique sur la protection des données et du Règlement Général Européen sur la Protection des Données (GDPR), nous sommes tenus de vous indiquer comment nous collectons et utilisons (« traitons ») vos informations personnelles.
La « déclaration de confidentialité » ci-jointe vous fournit plus de détails concernant vos informations personnelles que nous traitons et nos raisons de le faire.
Nous sommes autorisés à traiter vos informations personnelles si :
- Nous avons une « raison valable » de le faire ; ou
- Nous avons votre consentement.
Nous n'avons pas besoin de votre consentement dans les cas où nous avons déjà une raison valable du traitement de vos informations personnelles. Ce document établit la base sur laquelle nous avons une raison valable de traiter vos informations personnelles.
Consentement et consentement implicite
Si vous avez postulé, fait une demande de renseignements, nous avez contacté ou exprimé votre intérêt quant à un poste au sein de notre entreprise, que ce soit pour un poste précis ou non, vous serez considéré avoir donné votre consentement au traitement de vos informations personnelles à cette fin en fonction de nos besoins. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, en nous informant de votre souhait de le faire, mais sachez que nous pouvons toujours avoir une raison valable légale de traiter vos informations personnelles en fonction des éléments ci-dessous cités
Nous vous informerons si nous avons l'intention de garder votre nom dans nos bases pour de futures ouvertures de poste, à quel moment vous avez la possibilité de retirer vos données de nos bases (si vous préférez que nous ne conservions pas vos données).
Dans toute autre circonstance où nous pensons avoir besoin de votre consentement pour traiter vos informations d'une certaine manière, nous vous demanderons votre consentement en utilisant un « formulaire de consentement ». Si vous donnez votre consentement, vous pourrez le retirer plus tard. Selon le GDPR, les consentements doivent être dégroupés. Cela signifie que des demandes de consentement individuelles doivent être fournies séparément des documents tels que les dossiers de recrutement.
Nous disposons des raisons valables suivantes pour le traitement de vos informations personnelles
Nous pouvons traiter vos informations personnelles en tant que candidat lorsque cela est nécessaire :
- Pour nous permettre de respecter nos obligations légales en tant qu'employeur (ou employeur potentiel).
- Pour nous permettre de respecter nos autres obligations légales en tant qu'entreprise (telles que nos contrats légitimes ou toute exigence réglementaire).
- Pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'un autre individu (c'est-à-dire la protection de la vie)
- Là où nous, ou une autre personne/entreprise, avons d'autres intérêts légitimes de le faire (tant que vos propres droits fondamentaux n'y sont pas supérieurs).
Nous disposons des raisons valables suivantes de traiter vos informations personnelles sensibles
Vos informations personnelles « sensibles » comprennent les informations sur les éléments suivants :
• Origine ethnique
• Opinions politiques
• Croyances religieuses et philosophiques
• Adhésion syndicale
• Santé, vie ou orientation sexuelle
• Données génétiques et biométriques
Nous pouvons traiter vos informations personnelles sensibles lorsque cela est nécessaire :
• pour mener et respecter nos obligations légales en tant qu'employeur (notamment les droits et les obligations dans le cadre du droit du travail ou les lois relatives à la sécurité sociale et à la protection sociale) ;
• pour établir, exercer ou défendre des droits légaux ;
• pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'autres personnes dans des circonstances où vous n'êtes pas en mesure de donner votre consentement ;
• à des fins statistiques, sous réserve de garanties appropriées.
Précision des informations personnelles
Il est important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir informé si vos informations personnelles changent.
Vos droits relatifs à vos informations personnelles
En plus des informations qui vous sont fournies dans le cadre de ce document, vous disposez également des droits suivants quant à vos informations personnelles :
- Droit d'accès
- Vous pouvez demander l'accès aux informations personnelles vous concernant, que nous détenons ou traitons, en effectuant une « demande d'accès aux données ».
- Votre demande doit être effectuée par écrit à notre département des Ressources Humaines.
- Si vous demandez l'accès à une grande quantité d'informations, nous pouvons vous demander de préciser plus clairement les informations auxquelles se rapporte votre demande.
- Nous vous fournirons l'accès aux informations demandées sauf si votre demande est manifestement infondée ou excessive, ou si elle porte atteinte aux droits d'une autre personne.
- Droit à la rectification
- Vous pouvez nous demander de corriger toute information personnelle inexacte ou de compléter toute information personnelle incomplète que nous détenons à votre sujet.
- Vous devez demander toute rectification par écrit à notre département RH.
- Droit à l'effacement
- Également connu sous le nom de droit à l'oubli, vous avez le droit de demander l'effacement des informations personnelles si : a) il n'est plus nécessaire que nous les conservions dans le but pour lequel elles sont ou étaient destinées ; ou b) si vous retirez le consentement donné précédemment ; et (dans les deux cas), nous n'avons aucune autre justification légale de détenir ces informations.
- Vous devez demander l'effacement de vos informations personnelles par écrit à notre département RH.
- Droit de refus
- Vous avez le droit de refuser le traitement de vos informations personnelles en fonction d'intérêts légitimes, de l'exécution d'une tâche dans l'intérêt public, ou à des fins statistiques.
- Vous avez également le droit de refuser le traitement de vos informations personnelles à des fins de marketing direct, le cas échéant.
- Votre refus doit être effectué pour des motifs relatifs à votre situation particulière.
- Votre refus doit être effectué par écrit à notre département RH.
- Si ces conditions sont remplies, nous cesserons de traiter ces informations personnelles, à moins que nous ayons des motifs légitimes impérieux de le faire, justifiant la poursuite de leur traitement ; ou à moins que le traitement ne soit nécessaire pour l'établissement, l'exercice ou la défense de réclamations légales.
- Droit de faire une réclamation
- Si vous pensez que nous avons enfreint vos droits en matière de protection des données, vous pouvez déposer une réclamation auprès de notre département RH.
- Si vous n'êtes toujours pas satisfait de nos pratiques en matière de protection des informations personnelles, vous pouvez vous déposer une plainte ou signaler le problème au Commissaire à l'information. De plus amples détails peuvent être trouvés sur : https://ico.org.uk/concerns/
Nous pouvons partager vos données personnelles avec notre société mère Lumenpulse Group, basée à Longueuil, au Québec, à des fins de stockage et de sauvegarde de nos systèmes informatiques.
Ce transfert de vos données personnelles est basé sur la décision du caractère adéquat de la Commission européenne datant du 20 décembre 2001 sur la pertinence des garanties de la protection des données en vertu de la loi fédérale canadienne applicable aux entreprises privées canadiennes.
Lumenpulse Group utilisera uniquement vos données personnelles à des fins d'hébergement de fichiers de sauvegarde et ne traitera ni ne prendra de décisions basées sur les données personnelles transférées, sauf conformément à nos instructions expresses et à de notre section « Principales informations : Traitement de vos données personnelles » de ce document.
Tout transfert doit être effectué en utilisant notre VPN.
Principaux contacts
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos informations personnelles, vous devez contacter notre département RH.
3. Déclaration de confidentialité
Candidat au recrutement
a) Nous traiterons les informations personnelles suivantes pour les raisons indiquées dans le document ci-joint Principales informations : Traitement de vos informations personnelles (candidats).
• Informations relatives à vos coordonnées
• Toute information personnelle que vous fournissez volontairement durant le processus de recrutement.
• Les informations concernant vos antécédents professionnels, votre aptitude au travail, vos qualifications, vos capacités, votre formation et votre évolution de carrière.
• Les informations relatives à votre performance dans le processus de recrutement et d'évaluation.
• Les informations relatives à votre droit de travailler au Royaume-Uni (ou sur tout autre territoire où vous êtes tenu de travailler).
• Les informations relatives à la santé et à la sécurité des tiers, à votre bien-être ou à votre capacité à participer au processus de recrutement.
• Les enregistrements de communications, notamment l'historique de navigation sur Internet, les journaux d'appels téléphoniques, les e-mails et les messages instantanés ou autres, lorsque de telles communications sont effectuées ou reçues à l'aide d'appareils, d'équipement ou de systèmes de l'entreprise.
• Informations pour le suivi de l'égalité des chances.
b) Nous sommes légalement tenus de partager certaines de vos informations personnelles avec les entreprises suivantes au regard de leurs intérêts légitimes
• Les agences de recrutement qui ont pu nous transmettre votre CV ou vos candidatures
c) Nous travaillons actuellement les entreprises suivantes pour nous fournir des services externalisés. Nous partagerons avec elles certaines de vos informations personnelles dans le but spécifié
• PeopleCheck™
No. 1 Berkeley Street, London W1J 8DJ
d) Vos informations personnelles sont-elles traitées à des fins de marketing direct ?
• Non
e) Informations sur les transferts transfrontaliers de vos informations personnelles et les raisons de le faire
• Uniquement au sein de Lumenpulse Group, notre société mère basée au Québec
f) Si vous obtenez un poste chez nous, vos informations personnelles seront traitées conformément à notre « Politique de protection des données - Employés et travailleurs », disponible sur simple demande.
Si vous n'obtenez pas de poste chez nous, nous conserverons certaines informations personnelles vous concernant, principalement dans le but d'expliquer ou de justifier la décision que nous avons prise si nécessaire. Nous conserverons également des informations récapitulatives relatives à notre intérêt légitime d'aider à de futures opportunités et/ou processus de recrutement (notamment en évitant des coûts inutiles).